Guía · Cotizaciones para clientes
Qué debe incluir una cotización (o presupuesto) profesional
Una buena cotización responde las preguntas del cliente antes de que las haga: qué recibo exactamente, cuánto cuesta, hasta cuándo vale y qué pasa si quiero algo más. Esta lista trata del documento que envías y te sirve con cualquier herramienta, incluso con un procesador de texto.
La lista
- Quién: tu nombre comercial y tus datos de contacto, y los del cliente.
- Qué cotización: una referencia única, la fecha y un número de versión si la corriges.
- Hasta cuándo: una fecha de vigencia clara.
- Qué: entregables que el cliente pueda verificar, no actividades vagas. «Sitio de cinco páginas con formulario de contacto» es mejor que «diseño web».
- Cuántas rondas: las revisiones incluidas.
- Qué no incluye, dicho de forma explícita. Dejarlo por escrito evita muchas discusiones después.
- Qué necesitas del cliente: contenidos, accesos y aprobaciones, y para cuándo.
- Cuánto: el precio, la moneda, una línea de impuesto con su nombre si aplica, y el total. Si desglosas partidas, deben sumar el precio.
- Cómo y cuándo se paga: anticipo y saldo, o hitos, y el medio de pago.
- Cambios: cómo se cotizan y aprueban los cambios de alcance, por escrito y antes de empezar ese trabajo adicional.
- Aceptación: una línea o un bloque de aceptación corto, o un claro «responde para aceptar».
Alcance vago frente a alcance verificable
Muchas discusiones empiezan en el alcance. Este es el mismo proyecto pequeño, un sitio de cinco páginas para una panadería, descrito de dos maneras. El ejemplo es ilustrativo; la versión verificable coincide con el PDF de ejemplo real que verás más abajo.
Vago: «Diseño web. Revisiones las que hagan falta. Entrega pronto.»
Verificable:
- Entregables: sitio web de cinco páginas (inicio, menú, nosotros, pedidos y contacto), diseño adaptable a teléfono y computadora, formulario de contacto que envía mensajes a tu correo y una sesión de una hora para aprender a editar textos y fotos.
- Revisiones: dos rondas de comentarios consolidados dentro del alcance acordado.
- No incluye: fotografía, redacción de textos, pagos en línea y costo del alojamiento.
- Plazo y lo que aporta el cliente: entrega cuatro semanas después de recibir textos y fotos.
- Cambios: el trabajo adicional se cotiza y aprueba antes de empezar.
Al entregar, cada línea se puede comprobar: las cinco páginas existen o no, el formulario envía o no. «Las que hagan falta» y «pronto» no se pueden comprobar, por eso terminan en discusión.
Lo que queda en tu cálculo interno
En una cotización a precio fijo, el cliente necesita el precio y lo que incluye, no cómo llegaste a él. Deja en tu cálculo interno lo que te cuesta una hora, los gastos asignados, la reserva para imprevistos, las comisiones de cobro y tu margen. La guía de margen y recargo explica por qué un recargo del 30% no deja un margen del 30%.
Si cotizas por hora, mostrar las horas y la tarifa que cobras puede ser justo lo que el cliente espera. Lo que sigue siendo interno es lo que a ti te cuesta cada hora y tu margen.
Las reglas cambian: esto no es asesoría legal
Lo que debe contener una cotización o un contrato depende del país, la región y a veces del oficio. Esta lista es práctica comercial común: no es asesoría legal y no hace que una cotización o un contrato cumpla ninguna norma. Si tienes dudas sobre lo que aplica a tu trabajo, consulta con un profesional de tu país. MargenClaro no emite facturas ni comprobantes fiscales.
Mira un ejemplo real
Este PDF lo exportó MargenClaro Pro con datos ficticios. Muestra el formato para el cliente: tus datos y los del cliente, referencia, fecha y vigencia, proyecto, alcance y entregables, revisiones incluidas, exclusiones, precio y total, anticipo y saldo, condiciones y un bloque de aceptación con líneas de firma. La línea de impuesto aparece si la configuras; este ejemplo no la tiene.
Calcula el precio antes de escribirla
Esta guía trata del documento. Para el precio, la calculadora gratis lo calcula a partir de tus horas, costos, gastos asignados, reserva para imprevistos, comisiones de cobro y el margen que quieres conservar. Sin registro: tus cifras no se guardan ni se envían. La guía para cotizar un proyecto explica el método paso a paso.
Opcional: MargenClaro Pro para Windows
Si cotizas con frecuencia, Pro cubre casi toda esta lista en cuatro pasos: tus datos y los del cliente, referencia y fecha, vigencia, alcance y entregables, revisiones incluidas, exclusiones, condiciones, precio con una línea de impuesto opcional con su nombre y el total, anticipo y saldo opcionales, y un bloque de aceptación opcional con líneas de firma. Exporta el PDF (Carta o A4) o el Excel para el cliente sin tus números internos.
Pro pone un solo precio en la cotización, no partidas con cantidades, y usa anticipo y saldo, no un calendario de hitos. No hace firmas electrónicas, cobros ni facturas.
- Solo Windows 10 u 11 de 64 bits (x64); no hay versión para Mac, Linux ni teléfonos.
- Carpeta portátil de unos 400 MB; la aplicación no está firmada digitalmente, así que Windows puede mostrar un aviso la primera vez.
- US$19, pago único, antes de impuestos, con el kit de cotización incluido.